Описание функционала
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
«1C:Документооборот 8 ПРОФ» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации программы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.
Регистрация входящих и исходящих документов
«1C:Документооборот 8 ПРОФ» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
- оповещение исполнителей,
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Сканирование
В «1С:Документообороте 8 ПРОФ» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.
Электронная почта
Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 ПРОФ» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты.
Загрузка файлов
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» умеет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку «1С:Документооборота 8 ПРОФ» с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия.
Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.
Загрузка и отправка электронной почты
Любой документ или файл «1С:Документооборота 8 ПРОФ» можно отправить по электронной почте, например, контрагенту или сотруднику, работающему в другом офисе.
Предусмотрена возможность загрузки почтовых сообщений из одного или нескольких почтовых ящиков. Почтовые сообщения загружаются в справочники входящих или внутренних документов вместе с вложениями.
Почтовое сообщение может включать в себя файл описания документа, соответствующий ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». При загрузке такого сообщения «1С:Документооборот 8 ПРОФ» автоматически заполнит все реквизиты входящего или внутреннего документа. При отправке документов из «1С:Документооборота 8 ПРОФ» по электронной почте это сообщение взаимодействия СЭД формируется автоматически и добавляется к электронному письму вместе с другими вложениями.
При отправке и загрузке электронной почты поддерживается ЭЦП и шифрование.
Подробнее отправка и загрузка почты рассмотрены в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Правила обмена
В комплект поставки «1С:Документооборота 8 ПРОФ» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8», работающими в режиме «Обычное приложение»:
Используя эти правила обмена и входящие в комплект поставки обработки, можно организовать ручной обмен общими справочниками и документами.
В комплект поставки также входит демонстрационное правило обмена, которое показывает возможности переноса согласованных договоров между конфигурациями «Документооборот» и «Управление производственным предприятием» ред. 1.2.
Подробнее правила обмена описаны в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Планы обмена
В «1С:Документооборот 8 ПРОФ» встроены планы обмена с другими типовыми конфигурациями, разработанными с использованием библиотеки стандартных подсистем, например:
Предусмотрен также план обмена 1С:Документооборот – 1С:Документооборот, который удобно использовать для организации распределенной или межведомственной системы электронного документооборота.
Используя эти планы обмена, можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. По аналогии с ними можно разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач, например, обмен кадровой документацией с конфигурацией «Зарплата и управление персоналом» или первичной бухгалтерской документацией с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия».
Подробнее планы обмена описаны в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Веб-сервис работы с файлами
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» можно использовать как внешнюю библиотеку файлов, которая может быть предназначена для различных внешних программ:
- конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8.2»;
- других приложений, которые умеют работать с веб-сервисами.
Применение «1С:Документооборота 8 ПРОФ» как библиотеки файлов позволяет:
- присоединить файлы к объектам вашей информационной базы;
- разгрузить вашу информационную базу за счет переноса хранимых файлов в «1С:Документооборот 8 ПРОФ»;
- обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
- интегрировать файлы, относящиеся к вашей информационной базе, в общий документооборот предприятия;
- организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.
Подробнее веб-сервис работы с файлами описан в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».
Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Этот механизм интеграции появился в программе «1С:Документооборот 8 ПРОФ» редакции 1.1.3.
Основное назначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы различных информационных баз. Второе назначение механизма – сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей.
Примеры бизнес-процессов, пересекающих границы конфигураций:
Как работает этот механизм.
Некоторые роли исполнителей могут быть определены как внешние. Установка роли признака «Внешняя» указывает программе на то, что исполнители этой роли определены в другой информационной базе. Для пользователей эта роль ничем не отличается от других.
Примеры ролей в программе «1С:Документооборот 8 ПРОФ»:
- Делопроизводитель (внутренняя),
- Директор (внутренняя),
- Менеджер по продажам (внешняя),
- Главный бухгалтер (внешняя).
Рассмотрим пример, когда в качестве одного из исполнителей бизнес-процесса «Исполнение» в «1С:Документообороте 8 ПРОФ» указан не конкретный сотрудник, а внешняя роль «Менеджер по продажам». В этом случае произойдет следующее:
«1С:Документооборот 8 ПРОФ»
|
«1С:Управление торговлей», ред. 11
|
Для роли «Менеджер по продажам» будет сформирована задача «Исполнить»
|
|
Создается и стартует специальный бизнес-процесс «Поручение», в котором эта задача будет указана как задача-источник. Дополнительно к этому поручению будут приложены:
- содержание документа (предмета бизнес-процесса) в формате HTML;
- файлы, присоединенные к этому документу
|
|
Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8 ПРОФ» и "1С:Управление торговлей, редакция 11"
|
|
В результате обмена в "1С:Управление торговлей, редакция 11" появляется и стартует бизнес-процесс «Задание», в точности повторяющий бизнес-процесс «Поручение» из «1С:Документооборота 8 ПРОФ». Он также содержит присоединенные файлы и включает в себя содержание документа из «1С:Документооборота 8 ПРОФ» в формате HTML. В результате старта задания появляется задача, назначенная роли «Менеджер по продажам».
|
|
Сотрудник, исполняющий в "1С:Управление торговлей, редакция 11" роль «Менеджер по продажам», знакомится с этой задачей, приложенным к ней HTML содержанием документа и его файлами и отмечает ее как выполненную. Это приводит к завершению бизнес-процесса «Задание»
|
Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8 ПРОФ» и "1С:Управление торговлей, редакция 11"
|
Ранее созданный бизнес-процесс «Поручение» завершается и автоматически помечает свою задачу-источник из бизнес-процесса «Исполнение» как выполненную. Таким образом, бизнес-процесс «Исполнение» продвигается дальше по маршруту
|
|
План обмена внешними бизнес-процессами между типовыми конфигурациями и «1С:Документооборотом 8 ПРОФ» является частью библиотеки стандартных подсистем. Этот план обмена переносит между конфигурациями такие данные, как:
- бизнес-процессы «Поручение» и «Задание»,
- присоединенные к ним файлы,
- задачи этих бизнес-процессов,
- внешние роли.
В процессе обмена происходит преобразование бизнес-процесса «Поручение» из «1С:Документооборота 8 ПРОФ» в бизнес-процесс «Задание» из БСП и наоборот.
Для использования этого механизма интеграции необходимо настроить конфигурации следующим образом:
- в настройках программы на закладке «Бизнес-процессы» установить флажок «Использовать интеграцию бизнес-процессов»;
- настроить узлы обмена данными (раздел «Настройка и администрирование»);
- настроить внешние роли (раздел «Задачи и бизнес-процессы»).
В карточках задач внешних бизнес-процессов исполнителям дополнительно показан список присоединенных файлов и содержание предмета задачи в формате HTML или в формате табличного документа «1С:Предприятия 8» (MXL).
В остальном обработка задач внешних бизнес-процессов ничем не отличается от обработки задач других бизнес-процессов.
Веб-сервис документооборота
Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8 ПРОФ» предусмотрен веб-сервис для синхронной интеграции с другими приложениями. Синхронная интеграция применяется для реализации пользовательского интерфейса и для неинтерактивного онлайн взаимодействия интегрированных конфигураций и приложений.
Веб-сервис «DM» (Documents Management) содержит только одну операцию execute(). Эта операция принимает запрос на выполнение того или иного действия, а возвращает ответ. Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса. Всего предусмотрено 23 пары запрос-ответ.
С использованием этого веб-сервиса в «Библиотеке стандартных подсистем» сделана подсистема «Интеграция с 1С:Документооборотом». Эта подсистема позволяет бесшовно (т. е. незаметно для пользователя) интегрировать другие конфигурации с «1С:Документооборотом 8 ПРОФ» на уровне пользовательского интерфейса. Для сотрудников это будет выглядеть как работа в единой информационной базе в едином интерфейсе с общими данными.
Примеры интеграции:
- Из карточки документа «Заказ покупателя» в "1С:Управление торговлей, редакция 11" сотрудники смогут сформировать исходящий документ «1С:Документооборота 8 ПРОФ», отправить его на согласование, утверждение, регистрацию и контролировать эти процессы.
- Ответственный за работу с контрагентом в "1С:Управление торговлей, редакция 11" может посмотреть его входящие и исходящие документы и узнать, какие процессы идут по этим документам и в какой стадии они находятся.
- Менеджер по продажам может присоединить к документу «Заказ покупателя» в "1С:Управление торговлей, редакция 11" файлы, поступившие от клиента по электронной почте и подписанные ЭЦП. Хранение этих файлов и сведений об ЭЦП обеспечит «1С:Документооборот 8 ПРОФ».
Описание этого веб-сервиса, его операций и классов приводится в файле «Описание веб-сервисов», который входит в комплект поставки.
Веб-сервис очереди сообщений для асинхронного взаимодействия
Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8 ПРОФ» предусмотрен веб-сервис для асинхронной интеграции с другими приложениями и конфигурациями по принципу «отправил и забыл». Приложение-потребитель отправляет в «1С:Документооборот 8 ПРОФ» запросы на обработку путем вызова операции put и получает ответы вызовом операции get. Обработка сообщений может выполняться «1С:Документооборотом 8» в любом порядке. На один запрос может быть сформировано несколько ответов.
Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса. Всего предусмотрено 23 пары запрос-ответ.
Этот веб-сервис удобно использовать для интеграции «1С:Документооборота 8 ПРОФ» с другими приложениями на платформе ESB (Enterprise Service Bus).
Описание этого веб-сервиса, его операций и классов приводится в файле «Описание веб-сервисов», который входит в комплект поставки.
Другие возможности
Исходный код «1С:Документооборота 8 ПРОФ» открыт, и вы можете добавлять к нему другие интеграционные механизмы, даже не снимая конфигурацию с поддержки.
Так, например, можно добавить:
- дополнительные веб-сервисы для взаимодействия с другими приложениями;
- дополнительные планы обмена данными с нетиповыми конфигурациями;
- механизмы взаимодействия с другими приложениями на основе COM-технологий;
- регламентные задания для автоматизированной обработки электронной почты;
- и многое другое.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 ПРОФ» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В «1С:Документообороте 8 ПРОФ» реализован полнотекстовый поиска любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В «1С:Документообороте 8 ПРОФ» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.